Digitalizace veřejné správy a zlepšení IT služeb občanům patří dlouhodobě k předním pirátským tématům. Proto jsme rádi využili příležitost, kterou nám daly podzimní komunální volby a ujali se této gesce v radě MČ Praha 5. Každý z nás by samozřejmě chtěl, aby všechny úřední dokumenty existovaly v „chytré“ digitální formě, aby dokumenty úřadem kolovaly digitálně a nikoliv ve formě papíru, aby se každý zájemce mohl snadno a rychle dostat k informacím, které ho zajímají, aby každý mohl maximum možného vyřídit jednoduše online.
Nejdříve však bylo potřeba se seznámit s tím, jaký je vlastně aktuální stav na úřadě Prahy 5. Tušení, že není právě dobrý se bohužel beze zbytku naplnilo. Mnohé o situaci vypovídá i to, že v předchozí radě nebyl nikdo, kdo by oblast IT měl na starosti. Přitom je zřejmé, že bez dlouhodobé politické podpory se výrazný pokrok k lepšímu, dá dělat jen velmi obtížně.
Střet s realitou Jak tedy vypadá zmiňovaný střet s realitou? Zdá se, že v oblasti IT se čas na úřadě MČ Praha 5 zastavil před mnoha lety: * Spousta dokumentů stále obíhá hlavně v papírové podobě. Jedná se o všechna usnesení rady a dalších orgánů, objednávky, smlouvy.Každý dokument musí podepsat několik lidí a papíry tak vesele kolují. S papíry pak samozřejmě i lidi, kteří je musí přenášet z místa na místo. * Síťová infrastruktura je zanedbaná. Hardware (servery apod.) ani samotná architektura sítě a způsob fungování síťové infrastruktury prakticky neumožňují jakýkoliv rozvoj. Když nemáte pořádné základy, těžko na nich můžete postavit pořádný dům. * Není nastavené funkční prostředí pro základní pracovní procesy – např. systém sdílení souborů, online rezervace místností nebo jiných „zdrojů“. Vůbec nemluvíme o systémech sledování procesů nebo nějakého projektového řízení. Místo dnes již běžných online systémů se často používají excelové tabulky, nebo v horším případě papírové záznamy. * Úřad je extrémně závislý na externích dodavatelích služeb, nejsme schopni si sami zajistit ani poměrně základní správu a fungování ICT a sítě. Smlouvy s externími dodavateli jsou navíc často dlouhodobě nerevidované a zastaralé. Neexistuje žádná analýza potřebnosti, rozsahu a synergií jednotlivých smluv. V důsledku toho úřad neví, zda vůbec odebírá služby ve správném rozsahu (např. různé softwarové licence) nebo za adekvátní cenu (platíme např. extrémně vysoké ceny za mobilní tarify). * Do toho všeho prošel úřad MČ v březnu 2022 rozsáhlým kyber-útokem, který na mnoho dní naprosto paralyzoval fungování celého úřadu.
Výše uvedené problémy digitalizace úřadu nevychází pouze ze subjektivního pozorování nebo z nějaké potřeby vymezovat se vůči předchozímu vedení radnice. Většinu z uvedených bodů totiž potvrzují dva audity, které byly na úřadě provedeny v roce 2021. PRvním byl externí audit realizovaný společností Grant Thorton, druhým byl interní audit MČ Praha 5. V těchto auditech je toho naopak ještě mnohem více.
A co s tím?
S popsaným neutěšeným stavem chceme samozřejmě rychle něco udělat a pohnout věcmi směrem k lepšímu. V první řadě je potřeba, aby politická reprezentace jasně deklarovala důležitost této oblasti. Předchozí rada nepovažovala za nutné, aby oblast IT měla nějakého radního, do jehož kompetence by IT spadalo. Vše tak zůstalo oficiálně pouze na úřadě samotném. Pokud neexistuje silná a dlouhodobá politická podpora, pak se jakýchkoliv výsledků dosahuje jen velmi těžko (což platí obecně pro jakoukoliv oblast). V tomto jsme změnu udělali hned po volbách. Oblasti IT se naplno věnují hned dva členové nové koalice – radní a předseda komise pro IT. Dáváme tím jasně najevo, že se této oblasti budeme věnovat a je pro nás jednou z priorit.
Co se týče konkrétních kroků, tak v průběhu letošního roku bude zahájena realizace projektu „Kybernetická bezpečnost“ (který byl připraven v průběhu roku 2022). Projekt bude spolufinancován z evropských fondů. Investice, které by úřad musel tak jako tak učinit, se tím pádem alespoň částečně vrátí. Proběhne kompletní přeinstalace síťové architektury a infrastruktury úřadu, ke které bude existovat podrobná dokumentace. Dojde k vybavení úřadu novým hardwarem a také budou aplikovány nové prvky síťové bezpečnosti.
V průběhu nejbližších měsíců uděláme výrazné změny v oblasti digitalizace oběhu dokumentů uvnitř úřadu. Tedy např. podklady k jednání rady budou odpovědní lidé podepisovat elektronicky, bez nutnosti neustálého přenášení papírů sem a tam. To samé u objednávek. Jedná se o stovky dokumentů týdně.
V prvním pololetí tohoto roku dojde také k revizi a přesoutěžení cca třetiny všech smluv, které má úřad aktuálně uzavřené na služby v oblasti IT. Je potřeba v první řadě udělat důkladnou rozvahu toho, co a v jakém rozsahu úřad vlastně potřebuje a následně podle toho nastavit soutěžní podmínky pro dodavatele služeb (to platí např. pro licence různého softwaru, telefonních tarifů, tiskových služeb apod.). Tyto kroky přinesou kromě lepšího fungování rovněž významné finanční úspory.
Z těch dlouhodobějších cílů pak určitě podpoříme vznik a realizaci dalšího projektu zaměřeného na e-government. To by mělo pomoci každému občanovi, který potřebuje s úřadem cokoliv vyřizovat. Ať už si potřebuje zařídit něco pro svou vlastní potřebu, chce s úřadem komunikovat např. stížnosti na stav veřejného prostoru nebo jakoukoliv jinou záležitost.
Řadu změn dokážeme udělat poměrně rychle, na některé budeme potřebovat času více. Věříme ale, že dokážeme pomoci tomu, aby se úřad posunul do 21. století i v oblasti IT :)
Filip Karel
radní pro IT, otevřenou radnici a participaci